Phòng Văn phòng Tổng hợp
PHÒNG VĂN PHÒNG TỔNG HỢP
(Tên tiếng Anh: )
I. CƠ CẤU TỔ CHỨC
Phòng Văn phòng Tổng hợp được tổ chức thành các bộ phận chuyên trách:
- Bộ phận Văn phòng Đảng – Đoàn thể
- Bộ phận Hành chính – Tổng hợp
- Bộ phận Truyền thông & Quản trị thương hiệu
II. LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ
| STT | CHỨC VỤ/ HỌ TÊN |
|---|---|
| 1 | Trưởng Phòng ThS. Nguyễn Đoàn Phượng  |
| 2 | Phó Trưởng Phòng ThS. Nguyễn Việt Hòa  |
| 3 | Phó Trưởng Phòng ThS. Nguyễn Tiến Dũng  |
III. CHỨC NĂNG
Văn phòng Tổng hợp là đơn vị tham mưu chiến lược, trọng yếu, giúp việc trực tiếp cho Ban Giám hiệu Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội; thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, điều phối tổ chức các hoạt động chung của Nhà trường; là trung tâm thông tin tổng hợp, truyền thông phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và cung cấp thông tin cho xã hội; đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, hậu cần phục vụ hoạt động của Ban Giám hiệu.
IV. NHIỆM VỤ
1. BỘ PHẬN VĂN PHÒNG ĐẢNG – ĐOÀN THỂ
1.1. Tham mưu quan hệ công tác
Phối hợp tham mưu, giúp Ban Giám hiệu trong mối quan hệ công tác với các cơ quan của Đảng ủy, Hội đồng trường, Công đoàn, Đoàn Thanh niên và các tổ chức đoàn thể chính trị – xã hội khác trong Nhà trường.
1.2. Xử lý, lưu trữ văn bản Đảng
Tổ chức tiếp nhận, xử lý kịp thời các văn bản do các đơn vị gửi, trình Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy; phát hành và quản lý các văn bản của Đảng ủy theo đúng quy định hiện hành.
2. BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP
2.1. Chức năng
Bộ phận Hành chính – Tổng hợp là bộ phận chuyên trách, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, điều phối, giúp việc trực tiếp cho Ban Giám hiệu tổ chức các hoạt động chung của Nhà trường; là trung tâm thông tin, văn thư, lưu trữ; đầu mối đẩy mạnh cải cách hành chính, chuyển đổi số văn phòng; đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, hậu cần, lễ tân phục vụ công tác điều hành của Nhà trường.
2.2. Nhiệm vụ
a) Tham mưu tổng hợp và điều phối hoạt động quản lý
- Chủ trì xây dựng lịch làm việc của Ban Giám hiệu và chương trình công tác định kỳ của Nhà trường.
- Tổ chức theo dõi, giám sát, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch công tác, các kết luận và chỉ đạo của Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng.
- Chủ trì chuẩn bị nội dung, tài liệu, báo cáo và các điều kiện cần thiết phục vụ các cuộc họp, buổi làm việc của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng với các đối tác trong và ngoài Trường.
- Làm đầu mối hướng dẫn các đơn vị tổ chức Hội nghị viên chức, người lao động; Hội nghị tổng kết năm của Nhà trường và các sự kiện được giao làm đầu mối.
b) Công tác hành chính, văn thư và lưu trữ
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; thẩm định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký ban hành.
- Làm đầu mối tổ chức quản lý và lưu trữ tài liệu mật theo quy định của Nhà nước, Đại học Quốc gia Hà Nội và Nhà trường.
- Trực tiếp quản lý và sử dụng các loại con dấu của Trường, trừ con dấu của tổ chức Đảng, đoàn thể và dấu khắc chữ ký, theo đúng quy định của pháp luật.
c) Công tác thông tin, báo cáo và pháp lý hành chính
- Chủ trì tổng hợp, xây dựng các báo cáo công tác định kỳ, đột xuất và báo cáo tổng kết năm của Nhà trường.
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, văn bằng, chứng chỉ do Trường cấp; trích sao, sao lục văn bản có liên quan; chứng thực chữ ký của cán bộ thuộc quyền quản lý của Trường theo quy định.
d) Cải cách hành chính và chuyển đổi số
- Làm đầu mối thực hiện cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin; triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử, chữ ký số, chứng thư số trong giao dịch điện tử của Nhà trường.
- Chủ trì vận hành và quản lý dữ liệu trên các phần mềm dùng chung, gồm VNU-MIS của Đại học Quốc gia Hà Nội và HEMIS của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
đ) Công tác hậu cần, lễ tân và quản trị cơ sở vật chất
- Quản lý cơ sở vật chất, điều kiện làm việc tại khu vực Ban Giám hiệu, các phòng họp, phòng hội thảo tại nhà A1 và nhà A5.
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách của Trường và bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ công tác của Ban Giám hiệu.
3. BỘ PHẬN TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢN TRỊ THƯƠNG HIỆU
3.1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc lãnh đạo Nhà trường trong công tác thông tin, truyền thông, tuyên truyền; quản trị và phát triển thương hiệu; quản lý, vận hành các hệ thống truyền thông và cung cấp thông tin của Trường Đại học Ngoại ngữ, Đại học Quốc gia Hà Nội.
3.2. Nhiệm vụ
a) Tham mưu, quản trị và phát triển công tác truyền thông
Tham mưu xây dựng chiến lược, kế hoạch, chương trình truyền thông và quản trị thương hiệu; tổ chức triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện; thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định.
b) Quản lý, vận hành và phát triển hệ sinh thái truyền thông của Nhà trường
Quản lý, vận hành và phát triển Cổng thông tin điện tử, website, mạng xã hội và các nền tảng truyền thông của Nhà trường; sản xuất, biên tập, phát hành các sản phẩm truyền thông; xây dựng nội dung, tài liệu tuyên truyền; tổ chức truyền thông cho các sự kiện, hội nghị, hội thảo, hoạt động tuyển sinh, hợp tác phát triển và các hoạt động khác của Nhà trường.
c) Quản trị và phát triển thương hiệu ULIS
Xây dựng, quảng bá, bảo vệ và phát triển hình ảnh, uy tín, thương hiệu và hệ thống nhận diện thương hiệu của Nhà trường; quản lý, khai thác và phát triển các tài sản thương hiệu số, dữ liệu truyền thông, dữ liệu hình ảnh, video và tư liệu lịch sử của Nhà trường.
d) Phát triển quan hệ báo chí và truyền thông đối ngoại
Cung cấp thông tin cho báo chí và các cơ quan truyền thông theo quy định; tổ chức các hoạt động truyền thông đối ngoại; tham mưu công tác phát ngôn, thông điệp truyền thông và xử lý các vấn đề thông tin báo chí liên quan đến Nhà trường.
đ) Quản trị thông tin, dư luận xã hội và rủi ro truyền thông
Thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin từ các đơn vị, các phương tiện truyền thông và dư luận xã hội; theo dõi các vấn đề liên quan đến Nhà trường; tham mưu xử lý các vấn đề truyền thông phát sinh, khủng hoảng truyền thông và các nguy cơ ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín, thương hiệu của Nhà trường.
e) Thực hiện các nhiệm vụ khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác thuộc lĩnh vực truyền thông và quản trị thương hiệu hoặc nhiệm vụ của Văn phòng Tổng hợp theo phân công của lãnh đạo Nhà trường và lãnh đạo đơn vị.
V. ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC
- Trưởng phòng làm việc tại phòng số 204.
- Phó Trưởng phòng (Phụ trách Bộ phận Hành chính Tổng hợp) làm việc tại phòng số 101.
- Phó Trưởng phòng (Phụ trách Bộ phận Truyền thông và Quản trị thương hiệu) làm việc tại phòng số 203.
- Các bộ phận khác làm việc tại các phòng số: 103, 202, 102.
VI. THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Email: vp.ulis@vnu.edu.vn