Chứng từ thanh toán – Trường Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội
1. Chi xây dựng chương trình, giáo trình, đề tài khoa học

- Hợp đồng: 02 bản gốc (nếu đã tạm ứng thì nộp hai bản chính)
- Giấy ủy quyền (đối với Hợp đồng thực hiện theo nhóm- Mẫu giấy ủy quyền)
- Thuyết minh đề tài (02 bản chính)
- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu: 02 bản gốc
- Biên bản họp hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài: 01 bản gốc
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng: 02 bản gốc
- Các chứng từ có liên quan phải đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp
     + Bảng đề nghị thanh toán
     + Bảng kê chi tiền cho hội đồng
     + Hóa đơn tài chính đối với việc mua sắm văn phòng phẩm, vật tư (nếu có)
    + Nếu đơn vị/ cá nhân giao khoán một phần công việc cho cá nhân khác thực hiện: phải có hợp đồng giao khoán công việc (Phụ lục 03.1), xác nhận hoàn thành công việc và thanh lý hợp đồng giao khoán (Phụ lục 03.2)
     + Bảng Quyết toán kinh phí thực hiện hợp đồng.

2.  Chi công tác thực tập

- Kế hoạch thực tập được phê duyệt
- Dự trù kinh phí thực tập: thực hiện theo Phụ lục 4b Điều 12 Mục 3- Quy chế Chi tiêu nội bộ của Trường
- Danh sách giáo sinh thực tập
- Quyết định Ban chỉ đạo, Quyết định Thành lập Hội đồng chấm hồ sơ thực tập
- Kết quả chấm hồ sơ thực tập
- Bảng quyết toán kinh phí thực tập.

3. Thanh toán dạy vượt giờ chuẩn, làm thêm ngoài giờ

3.1 Thanh toán giảng dạy vượt giờ chuẩn
-Thực hiện theo mẫu biểu của phòng Đào tạo quy định

3.2 Thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ
- Phiếu trình/kế hoạch/chủ trương làm việc ngoài giờ được phê duyệt
- Bảng phân công nhiệm vụ của đơn vị
- Dự trù kinh phí được phê duyệt
- Bảng chấm công làm việc ngoài giờ (mẫu C09-HD- Phụ lục 04)
- Xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (hoặc giấy báo làm việc ngoài giờ)

4. Công tác phí, hội nghị, hội thảo

4.1 Công tác phí trong nước
- Công văn/ Giấy mời đi công tác (nếu có)
- Quyết định của Hiệu trưởng cử cán bộ đi công tác (bản chính)
- Dự trù chi phí công tác phí được duyệt
- Giấy đi đường có xác nhận của nơi đi, nơi đến
- Các hoá đơn, chứng từ kèm theo.

4.2. Công tác phí nước ngoài (Đoàn ra)
- Thư mời, giấy mời: ghi rõ thành phần mời, trách nhiệm thanh toán kinh phí của các bên
- Dự trù kinh phí đoàn ra
- Quyết định cử cán bộ đi công tác của cấp có thẩm quyền (02 bản chính)
- Lịch trình đi công tác
- Các chứng từ chi các khoản chi khác đoàn ra (tiền vé tàu xe, tiền điện thoại, phí lệ phí...)
- Báo cáo kết quả công tác
- Bảng quyết toán kinh phí đoàn ra được duyệt.

4.3. Tiếp khách nước ngoài (Đoàn vào)
- Thư mời, giấy mời: ghi rõ thành phần mời, trách nhiệm thanh toán kinh phí của các bên
- Kế hoạch, chương trình làm việc của đoàn
- Dự trù kinh phí đoàn vào
- Bảng quyết toán kinh phí đoàn vào được duyệt
- Các chứng từ thanh toán hợp lệ khác

4.4. Chi hội nghị, hội thảo
- Quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo (02 bản chính).
- Dự trù kinh phí được phê duyệt.
- Bảng quyết toán kinh phí tổ chức Hội nghị, hội thảo được duyệt
- Các hoá đơn, chứng từ chi khác.
- Các nội dung mua sắm, thuê mướn…( thực hiện thanh toán như mua sắm hàng hoá dịch vụ)

5. Thanh toán các hợp đồng đào tạo ngoài chính quy, các hợp đồng dịch vụ

5.1. Các khoản chi trực tiếp cho cán bộ giảng dạy
- Hợp đồng giảng dạy
- Phiếu báo giảng hoặc thống kê giờ giảng dạy có xác nhận của đơn vị tổ chức đào tạo, đơn vị liên kết đào tạo (nếu có). (Phụ lục 05.1)
- Bảng kê chi giảng dạy (Phụ lục số 05.2).

5.2. Các khoản chi về cơ sở vật chất
+ Hợp đồng/ chủ trương sử dụng phòng học
+ Bảng chấm số buổi (ca) sử dụng phòng học có xác nhận của đơn vị quản lý đào tạo
+ Bảng phân công nhiệm vụ trực, phục vụ phòng học
+ Bảng chấm công thực hiện nhiệm vụ
+ Bảng kê chi tiền.

5.3. Các khoản chi theo hợp đồng liên kết đào tạo
- Thực hiện theo HĐ đã được hai bên kí kết
- Các chứng từ thanh toán theo quy định của Nhà trường

5.4. Hợp đồng dịch vụ khác
+ Hợp đồng và thanh lý hợp đồng ký kết với đối tác
+ Chứng từ hợp lệ (Dự toán, hóa đơn, các bảng kê…..)
+ Xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (ghi đầy đủ thông tin và có xác nhận của phụ trách đơn vị)
+ Thanh lý hợp đồng giao khoán.
+ Hợp đồng, Thanh lý hợp đồng giao khoán chuyên môn (nếu có)

6. Thanh toán mua sắm hàng hoá dịch vụ, trang thiết bị, sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất

6.1 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 5.000.000 đồng đến dưới 10.000.000 đồng
Chứng từ thanh toán (01 bộ bản gốc) bao gồm:
- Chủ trương phê duyệt của Hiệu trưởng về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến
- 03 báo giá của 3 đơn vị sản xuất, kinh doanh (BGH phê duyệt báo giá được chọn)
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao
- Hóa đơn.

6.2 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 10.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng
Chứng từ thanh toán (01 bộ bản gốc) bao gồm:
- Chủ trương phê duyệt của Hiệu trưởng về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến
- 03 báo giá của 3 đơn vị sản xuất, kinh doanh
- Biên bản xét chọn/chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ
- Quyết định phê duyệt/chỉ định đơn vị cung cấp, hàng hoá dịch vụ
- Hợp đồng
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu 08a - Nghị định 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020- phụ lục 02)
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
- Hóa đơn.

6.3. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 50.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng
- Chủ trương phê duyệt của Hiệu trưởng về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến (01 bản gốc)
- 03 báo giá của 3 đơn vị sản xuất, kinh doanh
- Biên bản xét chọn/chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ (01 bản gốc)
- Quyết định phê duyệt/chỉ định đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ (01 bản chính)
- Hợp đồng (02 bản gốc)
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao (01 bản gốc)
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (mẫu 08a - Nghị định 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 - Phụ lục 02) (02 bản gốc)
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng (01 bản gốc)
- Hóa đơn.

6.4 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 100.000.000 đồng đến dưới 200.000.000 đồng
- Thực hiện Quy trình Chào hàng cạnh tranh rút gọn theo hướng dẫn tại Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu (Link Nghị định).
- Thông tư 58/2016/TT-BTC ngày 29 tháng 3 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định về việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm (Link Thông tư).

6.5. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị trên 200.000.000 đồng
- Thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu (Link Nghị định).
- Thông tư 58/2016/TT-BTC ngày 29 tháng 3 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định về việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm (Link Thông tư).

7. Thanh toán văn phòng phẩm, điện thoại, công tác hành chính khác

Theo hình thức khoán (Quy định tại Điều 16- Mục 4- QCCTNB)

8. Công tác hành chính khác

- Lệnh điều xe (hạn nộp trước ngày 10 của tháng tiếp theo - Phụ lục 07.1)
- Lệ phí cầu phà, đường bộ (Phụ lục 07.2)
- Bảo dưỡng, bảo trì (mục 5)
- Đối với việc mua bảo hiểm xe ô tô do phòng Kế hoạch- tài chính thực hiện mua và thanh toán với cơ quan Bảo hiểm.

9. Thanh toán hoạt động ngoại khóa, trải nghiệm của học sinh, sinh viên

- Kế hoạch tổ chức hoạt động ngoại khóa, trải nghiệm
- Tờ trình phê duyệt Kế hoạch/ chủ trương (bản chính)
- Bản Dự trù kinh phí (bản gốc)
- Các chứng từ, hoá đơn
- Minh chứng hoàn thành khối lượng công việc được giao (sản phẩm- nếu có).