- Chứng từ kế toán: là các hồ sơ, giấy tờ cần thiết được dùng để thanh toán.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các nội dung, không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa hoặc dùng bút mực đỏ, bút xóa.
- Phân loại bản gốc, bản chính, bản sao trong chứng từ thanh toán:
+ Bản gốc: văn bản, giấy tờ do người có thẩm quyền/có trách nhiệm/có liên quan ký trực tiếp vào phần việc được phân công.
+ Bản chính: văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại hoặc những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
+ Bản sao (bản chụp): là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, giấy tờ được hiện từ bản chính, bản gốc.
- Thanh toán theo đúng niên độ tài chính
- Thanh toán theo đúng thời hạn phát sinh của Hợp đồng, nhiệm vụ năm học…
- Các nội dung thực hiện thanh toán chuyển khoản:
+ Tạm ứng và thanh toán bằng kinh phí các hợp đồng thực hiện chuyên môn như: hợp đồng nghiên cứu khoa học, hợp đồng xây dựng chương trình, giáo trình, đề cương môn học, các hợp đồng thuê khoán, ….
+ Các hoạt động mua sắm, sửa chữa… có giá trị trên 5.000.000 đồng.
- Các nội dung chi tiền mặt tại trường:
+ Các hoạt động có giá trị dưới 5.000.000 đồng;
+ Các hoạt động chi chuyên môn: tổ chức thi, bồi dưỡng tham dự hội thảo, hội đồng nghiệm thu các cấp, …
+ Các hoạt động khác do Hiệu trưởng quyết định.
+ Người mua hàng: …………………………………………………
+ Tên đơn vị: Trường Đại học Ngoại ngữ - Đại học Quốc Gia Hà Nội
+ Mã số thuế: 0101183303-005
+ Địa chỉ: đường Phạm Văn Đồng, phường Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
+ Hình thức thanh toán: Tiền mặt/Chuyển khoản