- Dự toán được phê duyệt
- Hợp đồng: 02 bản gốc (nếu đã tạm ứng thì chỉ nộp 01 bản gốc)
- Giấy ủy quyền (đối với Hợp đồng thực hiện theo nhóm- Giấy ủy quyền- Mẫu số 06.3/HDTT)
- Quyết định giao nhiệm vụ/ đề tài và thuyết minh nhiệm vụ (đối với Hợp đồng nghiên cứu khoa học)
- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu: 02 bản chính
- Biên bản họp Hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài: 02 bản chính
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu 08a - Nghị định 11/2020/NĐ - CP ngày 20 tháng 01 năm 2020 – Mẫu số 02.1/HDTT): 02 bản gốc
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng: 02 bản gốc
- Các chứng từ có liên quan phải đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp
+ Bảng kê chi tiền Hội đồng…
+ Hóa đơn tài chính đối với việc mua sắm văn phòng phẩm, vật tư (nếu có)
+ Nếu đơn vị/ cá nhân giao khoán một phần công việc cho cá nhân khác thực hiện: phải có hợp đồng giao khoán công việc (Mẫu số 02.2/HDTT), xác nhận hoàn thành công việc và thanh lý hợp đồng giao khoán (Mẫu số 02.3/HDTT)
+ Bảng Quyết toán kinh phí thực hiện Hợp đồng
- Kế hoạch thực tập được phê duyệt
- Dự trù kinh phí: thực hiện theo (Phụ lục 4b Điều 12 Mục 3- Quy chế Chi tiêu nội bộ của Trường)
- Danh sách giáo sinh thực tập
- Quyết định Ban chỉ đạo, Quyết định Thành lập Hội đồng chấm hồ sơ thực tập
- Kết quả chấm hồ sơ thực tập
- Bảng quyết toán kinh phí
3.1 Thanh toán giảng dạy vượt giờ chuẩn
- Thực hiện theo mẫu biểu của phòng Đào tạo & Người học quy định
3.2 Thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ
- Phiếu trình /chủ trương làm việc ngoài giờ được phê duyệt
- Kế hoạch làm việc ngoài giờ
- Bảng phân công nhiệm vụ của đơn vị
- Dự trù kinh phí
- Giấy báo làm việc ngoài giờ
- Bảng chấm công làm việc ngoài giờ (Mẫu số 02.4/ HDTT)
- Xác nhận khối lượng công việc hoàn thành
- Bảng quyết toán kinh phí.
4.1 Công tác phí trong nước
- Công văn/ Giấy mời đi công tác (nếu có)
- Quyết định của Hiệu trưởng cử cán bộ đi công tác (bản chính)
- Dự trù chi phí công tác phí được duyệt
- Giấy đi đường có xác nhận của nơi đi, nơi đến
- Các hoá đơn, chứng từ kèm theo.
4.2. Công tác phí nước ngoài (Đoàn ra)
- Thư mời, giấy mời: ghi rõ thành phần mời, trách nhiệm thanh toán kinh phí của các bên
- Dự trù kinh phí đoàn ra
- Quyết định cử cán bộ đi công tác của cấp có thẩm quyền (01 bản chính)
- Lịch trình đi công tác
- Các chứng từ chi các khoản chi khác đoàn ra (tiền vé tàu xe, tiền điện thoại, phí lệ phí...)
- Báo cáo kết quả công tác
- Bảng quyết toán kinh phí.
4.3. Tiếp khách nước ngoài (Đoàn vào)
- Thư mời, giấy mời: ghi rõ thành phần mời, trách nhiệm thanh toán kinh phí của các bên
- Kế hoạch, chương trình làm việc của đoàn
- Dự trù kinh phí đoàn
- Bảng quyết toán kinh phí
- Các chứng từ khác như tiền thuê chỗ ở, tiền ăn tiền thuê xe
4.4. Chi hội nghị, hội thảo
- Chủ trương/ kế hoạch
- Quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo (02 bản chính)
- Dự trù kinh phí.
- Bảng quyết toán kinh phí
- Các hoá đơn, chứng từ thanh toán.
- Các nội dung mua sắm, thuê mướn … (thực hiện thanh toán như mua sắm hàng hoá dịch vụ tại Mục 6)
5.1. Các khoản chi trực tiếp cho cán bộ giảng dạy
- Hợp đồng giảng dạy
- Phiếu báo giảng hoặc thống kê giờ giảng dạy có xác nhận của đơn vị tổ chức đào tạo, đơn vị liên kết đào tạo (nếu có).(Mẫu số 04.1/ HDTT)
- Bảng kê chi giảng dạy (Mẫu số 04.2/ HDTT).
5.2. Các khoản chi về cơ sở vật chất
+ Hợp đồng/ chủ trương sử dụng phòng học
+ Bảng chấm số buổi (ca) sử dụng phòng học có xác nhận của đơn vị quản lý đào tạo
+ Bảng phân công nhiệm vụ trực, phục vụ phòng học
+ Bảng chấm công thực hiện nhiệm vụ
+ Bảng kê chi tiền.
5.3. Các khoản chi theo hợp đồng liên kết đào tạo
- Thực hiện theo hợp đồng đã được hai bên kí kết
- Các chứng từ thanh toán theo quy định của Nhà trường
5.4. Hợp đồng dịch vụ khác
+ Hợp đồng và thanh lý hợp đồng ký kết với đối tác
+ Chứng từ hợp lệ (Dự toán, hóa đơn, các bảng kê …..)
+ Xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (ghi đầy đủ thông tin và có xác nhận của phụ trách đơn vị)
Đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hoá, dịch vụ, trang thiết bị hoặc sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất (CSVC):
- Tờ trình được phê duyệt.
- Biên bản kiểm tra tình trạng trang thiết bị CSVC của phòng chức năng.
- Giá trị thanh toán trên 5.000.000 đồng bắt buộc thanh toán bằng chuyển khoản.
- Giá trị thanh toán trên 50.000.000 đồng, các đơn vị phải có kế hoạch mua sắm hàng hóa dịch vụ được Trường ĐHNN và ĐHQG phê duyệt.
6.1. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 5.000.000 đồng đến dưới 20.000.000 đồng:
Chứng từ thanh toán (01 bộ bản gốc) bao gồm:
- Chủ trương phê duyệt về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến;
- 03 báo giá của 03 đơn vị sản xuất, kinh doanh có chức năng sản xuất, cung ứng hàng hoá dịch vụ (có dấu xác minh, ghi rõ thời điểm báo giá, thời điểm giá trị của báo giá…)
- Biên bản xét chọn (Mẫu số 05.1/ HDTT)
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao (bên bán kí đóng dấu; bên mua, bên sử dụng và phòng Quán trị nguồn lực kí xác nhận);
- Hóa đơn.
6.2. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 20.000.000 đồng đến dưới 50.000.000 đồng:
Chứng từ thanh toán (01 bộ bản gốc) bao gồm:
- Chủ trương phê duyệt về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến;
- 03 báo giá của 3 đơn vị sản xuất, kinh doanh có chức năng sản xuất, cung ứng hàng hoá dịch vụ (có dấu xác minh, ghi rõ thời điểm báo giá, thời điểm giá trị của báo giá…)
- Biên bản xét chọn (Mẫu số 05.1/ HDTT)
- Hợp đồng
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao (bên bán kí đóng dấu; bên mua, bên sử dụng và phòng Quản trị nguồn lực ký xác nhận);
- Biên bản thanh lý hợp đồng;
- Hóa đơn.
6.3. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ trên 50.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng:
- Áp dụng hình thức Chỉ định thầu thông thường: xem Điều 76,77 Nghị định số 24-2024/NĐ-CP ngày 27 tháng 02 năm 2024 của Chính phủ (Link Nghị định)
- Quy trình thực hiện hình thức chỉ định thầu thông thường - (Mẫu số 05.2/ HDTT)
- Đơn vị tập hợp hồ sơ theo đúng quy định gửi về phòng QTNL để làm thủ tục thanh quyết toán. Danh mục hồ sơ (Mẫu số: 05.4/ HDTT)
6.4. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 300.000.000 đồng đến dưới 5.000.000.000 đồng:
- Thực hiện theo Quy trình đấu thầu rộng rãi theo Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 ngày 23 tháng 6 năm 2023; (Link Luật đầu thầu)
- Quy trình thực hiện hình thức chỉ định thầu rộng rãi - (Mẫu số 05.3/ HDTT)
- Đơn vị tập hợp hồ sơ theo đúng quy định gửi về phòng QTNL để làm thủ tục thanh quyết toán. Danh mục hồ sơ (Mẫu số: 05.4/ HDTT)
- Lưu ý: Các đơn vị sử dụng token đấu thầu chịu trách nhiệm về các chứng từ đưa lên hệ thống mạng đấu thầu Quốc gia và thực hiện lưu trữ toàn bộ hồ sơ tại đơn vị để phục vụ công tác thanh kiểm tra.
- Thanh toán văn phòng phẩm (Phụ lục 06), điện thoại (Phụ lục 05a) theo hình thức khoán (Quy định tại Điều 16- Mục 1,2,3 - QCCTNB) (Mẫu số 06.1/ HDTT)
- Các khoản thanh toán khác như tiền xăng dầu, rửa xe, lệ phí đường bộ,… lái xe phải làm bảng tổng hợp thanh toán và kèm theo chứng từ hợp lệ (Quy định tại Điều 18- Mục 1,2,3- QCCTNB) (Mẫu số 06.2/ HDTT)
- Việc mua bảo hiểm xe ô tô do Phòng Quản trị Đại học đề xuất và thanh quyết toán theo quy định.
Mức khoán chi tối đa 30.000.000đ/năm
- Thông báo/ Quyết định tổ chức tọa đàm (thời gian/ địa điểm/ thành phần tham dự/ chương trình…).
- Dự trù kinh phí được duyệt.
- Biên bản tọa đàm/ báo cáo công tác tổ chức (có xác nhận của đơn vị hỗ trợ giám sát).
- Kết luận/ Biên bản họp / Trưởng đơn vị và Ban góp ý của trưởng nhóm COP có xác nhận của đơn vị đầu mối được giao nhiệm vụ.
- Đối với tham dự Hội thảo trong và ngoài nước: quy trình Mục 3.1 và 3.2
- Chứng từ kèm theo (hóa đơn/ bảng kê chi tiết….).
- Kế hoạch tổ chức hoạt động ngoại khóa, trải nghiệm
- Tờ trình phê duyệt Kế hoạch/ chủ trương (bản chính)
- Bản Dự trù kinh phí (bản gốc)
- Các chứng từ, hoá đơn
- Minh chứng hoàn thành khối lượng công việc được giao (sản phẩm- nếu có)