- Hợp đồng: 02 bản gốc (nếu đã tạm ứng thì nộp hai bản chính)
- Giấy ủy quyền (đối với Hợp đồng thực hiện theo nhóm- Mẫu giấy ủy quyền)
- Thuyết minh đề tài (02 bản chính)
- Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu: 02 bản gốc
- Biên bản họp hội đồng đánh giá nghiệm thu đề tài: 01 bản gốc
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng: 02 bản gốc
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu số 08a -Phụ lục 02.1)
- Các chứng từ có liên quan phải đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp
+ Bảng kê chi tiền cho hội đồng
+ Hóa đơn tài chính đối với việc mua sắm văn phòng phẩm, vật tư (nếu có)
+ Nếu đơn vị/ cá nhân giao khoán một phần công việc cho cá nhân khác thực hiện: phải có hợp đồng giao khoán công việc (Phụ lục 02.2), xác nhận hoàn thành công việc và thanh lý hợp đồng giao khoán (Phụ lục 02.3)
+ Bảng Quyết toán kinh phí thực hiện hợp đồng.
- Kế hoạch thực tập được phê duyệt
- Dự trù kinh phí thực tập: thực hiện theo Phụ lục 4b Điều 12 Mục 3- Quy chế Chi tiêu nội bộ của Trường
- Danh sách giáo sinh thực tập
- Quyết định Ban chỉ đạo, Quyết định Thành lập Hội đồng chấm hồ sơ thực tập
- Kết quả chấm hồ sơ thực tập
- Bảng quyết toán kinh phí thực tập.
3.1 Thanh toán giảng dạy vượt giờ chuẩn
-Thực hiện theo mẫu biểu của phòng Đào tạo quy định
3.2 Thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ
- Phiếu trình/chủ trương làm việc ngoài giờ được phê duyệt
- Kế hoạch làm việc ngoài giờ
- Bảng phân công nhiệm vụ của đơn vị
- Dự trù kinh phí được phê duyệt
- Giấy báo làm việc ngoài giờ
- Bảng chấm công làm việc ngoài giờ (mẫu C09-HD- Phụ lục 02.4)
- Xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (hoặc giấy báo làm việc ngoài giờ)
- Bảng quyết toán kinh phí.
4.1 Công tác phí trong nước
- Công văn/ Giấy mời đi công tác (nếu có)
- Quyết định của Hiệu trưởng cử cán bộ đi công tác (bản chính)
- Dự trù chi phí công tác phí được duyệt
- Giấy đi đường có xác nhận của nơi đi, nơi đến
- Các hoá đơn, chứng từ kèm theo.
4.2. Công tác phí nước ngoài (Đoàn ra)
- Thư mời, giấy mời: ghi rõ thành phần mời, trách nhiệm thanh toán kinh phí của các bên
- Dự trù kinh phí đoàn ra
- Quyết định cử cán bộ đi công tác của cấp có thẩm quyền (02 bản chính)
- Lịch trình đi công tác
- Các chứng từ chi các khoản chi khác đoàn ra (tiền vé tàu xe, tiền điện thoại, phí lệ phí...)
- Báo cáo kết quả công tác
- Bảng quyết toán kinh phí đoàn ra được duyệt.
4.3. Tiếp khách nước ngoài (Đoàn vào)
- Thư mời, giấy mời: ghi rõ thành phần mời, trách nhiệm thanh toán kinh phí của các bên
- Kế hoạch, chương trình làm việc của đoàn
- Dự trù kinh phí đoàn vào
- Bảng quyết toán kinh phí đoàn vào được duyệt
- Các chứng từ khác như tiền thuê chỗ ở, tiền ăn tiền thuê xe
4.4. Chi hội nghị, hội thảo
- Quyết định tổ chức hội nghị, hội thảo (02 bản chính).
- Dự trù kinh phí được phê duyệt.
- Bảng quyết toán kinh phí tổ chức Hội nghị, hội thảo được duyệt
- Các hoá đơn, chứng từ chi khác.
- Các nội dung mua sắm, thuê mướn…( thực hiện thanh toán như mua sắm hàng hoá dịch vụ)
5.1. Các khoản chi trực tiếp cho cán bộ giảng dạy
- Hợp đồng giảng dạy
- Phiếu báo giảng hoặc thống kê giờ giảng dạy có xác nhận của đơn vị tổ chức đào tạo, đơn vị liên kết đào tạo (nếu có). (Phụ lục 04.1)
- Bảng kê chi giảng dạy (Phụ lục số 04.2).
5.2. Các khoản chi về cơ sở vật chất
+ Hợp đồng/ chủ trương sử dụng phòng học
+ Bảng chấm số buổi (ca) sử dụng phòng học có xác nhận của đơn vị quản lý đào tạo
+ Bảng phân công nhiệm vụ trực, phục vụ phòng học
+ Bảng chấm công thực hiện nhiệm vụ
+ Bảng kê chi tiền.
5.3. Các khoản chi theo hợp đồng liên kết đào tạo
- Thực hiện theo HĐ đã được hai bên kí kết
- Các chứng từ thanh toán theo quy định của Nhà trường
5.4. Hợp đồng dịch vụ khác
+ Hợp đồng và thanh lý hợp đồng ký kết với đối tác
+ Chứng từ hợp lệ (Dự toán, hóa đơn, các bảng kê…..)
+ Xác nhận khối lượng công việc hoàn thành (ghi đầy đủ thông tin và có xác nhận của phụ trách đơn vị)
+ Hợp đồng, Thanh lý hợp đồng giao khoán chuyên môn (nếu có)
Đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hoá, dịch vụ, trang thiết bị hoặc sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất (CSVC):
- Tờ trình được Hiệu trưởng phê duyệt.
- Biên bản kiểm tra tình trạng trang thiết bị CSVC của phòng chức năng.
- Giá trị thanh toán trên 5.000.000 đồng bắt buộc thanh toán bằng chuyển khoản.
- Giá trị thanh toán trên 50.000.000 đồng, các đơn vị phải có kế hoạch mua sắm hàng hóa dịch vụ được Trường ĐHNN và ĐHQG phê duyệt.
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định. Danh mục hồ sơ phải nộp về phòng Kế hoạch – Tài chính (Phụ lục 05.4)
6.1 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 5.000.000 đồng đến dưới 20.000.000 đồng
Chứng từ thanh toán (01 bộ bản gốc) bao gồm:
- Chủ trương phê duyệt của Hiệu trưởng về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến
- 03 báo giá của 03 đơn vị sản xuất, kinh doanh có chức năng sản xuất, cung ứng hàng hoá dịch vụ (có dấu xác minh, ghi rõ thời điểm báo giá, thời điểm giá trị của báo giá…) để trình Hiệu trưởng xem xét quyết định;
- Biên bản xét chọn (Phụ lục 05.1)
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao (bên bán kí đóng dấu; bên mua, bên sử dụng và phòng Kế hoạch - Tài chính kí xác nhận)
- Hóa đơn.
6.2 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng
Chứng từ thanh toán (01 bộ bản gốc) bao gồm:
- Chủ trương phê duyệt của Hiệu trưởng về việc mua sắm, sửa chữa ghi rõ số kinh phí dự kiến
- 03 báo giá của 3 đơn vị sản xuất, kinh doanh có chức năng sản xuất, cung ứng hàng hoá dịch vụ (có dấu xác minh, ghi rõ thời điểm báo giá, thời điểm giá trị của báo giá…) để trình Hiệu trưởng xem xét quyết định
- Biên bản xét chọn (Phụ lục 05.1)
- Hợp đồng
- Biên bản nghiệm thu và bàn giao (bên bán kí đóng dấu; bên mua, bên sử dụng và phòng Kế hoạch - Tài chính ký xác nhận);
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Hóa đơn.
6.3. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ trên 50.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng
Quy trình cụ thể:
- Đối với hình thức Chỉ định thầu thông thường: xem Điều 76,77 Nghị định số 24-2024/NĐ-CP ngày 27 tháng 02 năm 2024 của Chính phủ (Link Nghị định)
- Đối với hình thức Chỉ định thầu rút gọn: xem Điều 78, Nghị định số 24-2024/NĐ-CP ngày 2 ngày 27 tháng 02 năm 2024 của Chính phủ (Link Nghị định)
Quy trình thực hiện hình thức chỉ định thầu thông thường- (Phụ lục 05.2)
6.4 Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị từ trên 100.000.000 đồng đến 5.000.000.000 đồng
Quy trình cụ thể:
- Điều 24 Luật Đấu thầu 22 ngày 23/tháng 6 năm 2023; (Link Luật đấu thầu)
- Điều 79 Nghị định số 24-2024/NĐ-CP ngày 27/02/2024 của Chính phủ, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu; (Link Nghị định)
- Thông tư số 06/2024/TT- BKHĐT ngày 26 tháng 4 năm 2024 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn đăng tải thông tin chọn nhà thầu, mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; (Link Thông tư)
- Các quy định pháp lý khác của Nhà nước có liên quan và vẫn đang còn hiệu lực tại thời điểm thực hiện lựa chọn nhà thầu.
Quy trình thực hiện hình thức Chào hàng cạnh tranh- (Phụ lục 05.3)
6.5. Mua sắm hàng hoá dịch vụ, sửa chữa nâng cấp CSVC, trang thiết bị có giá trị trên 5.000.000.000 đồng
- Thực hiện theo Quy trình đấu thầu rộng rãi theo Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 ngày 23 tháng 6 năm 2023; (Link Luật đấu thầu)
- Nghị định số 24/2024/NĐ-CP ngày 27 tháng 02 năm 2024 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Đấu thầu vể lựa chọn nhà thầu; (Link Nghị định)
- Thông tư số 06/2024/TT- BKHĐT ngày 26 tháng 4 năm 2024 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn đăng tải thông tin chọn nhà thầu, mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia(Link Thông tư)
- Thanh toán văn phòng phẩm, điện thoại (Phụ lục 06.1) theo hình thức khoán (Quy định tại Điều 16- Mục 4 - QCCTNB)
- Các khoản thanh toán khác như tiền xăng dầu, rửa xe, lệ phí đường bộ,… lái xe phải làm bảng tổng hợp thanh toán và kèm theo chứng từ hợp lệ. (Phụ lục 06.2). (Quy định tại Điều 17- Mục 4 - QCCTNB)
- Việc mua bảo hiểm xe ô tô do Phòng Hành chính- tổng hợp đề xuất và thanh quyết toán theo quy định.
Mức khoán chi tối đa 30.000.000đ/năm
- Thông báo/ Quyết định tổ chức tọa đàm (thời gian/ địa điểm/ thành phần tham dự/ chương trình…).
- Dự trù kinh phí được duyệt.
- Biên bản tọa đàm/ báo cáo công tác tổ chức (có xác nhận của đơn vị hỗ trợ giám sát).
- Kết luận/ Biên bản họp của Hiệu trưởng/ Trưởng đơn vị và Ban góp ý của trưởng nhóm COP có xác nhận của đơn vị đầu mối được giao nhiệm vụ.
- Đối với tham dự Hội thảo trong và ngoài nước: quy trình mục 3.1 và 3.2 .
- Chứng từ kèm theo (hóa đơn/ bảng kê chi tiết….).
- Kế hoạch tổ chức hoạt động ngoại khóa, trải nghiệm
- Tờ trình phê duyệt Kế hoạch/ chủ trương (bản chính)
- Bản Dự trù kinh phí (bản gốc)
- Các chứng từ, hoá đơn
- Minh chứng hoàn thành khối lượng công việc được giao (sản phẩm- nếu có).