Phòng Hành chính – Tổng hợp – Trường Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội

Phòng Hành chính – Tổng hợp

Đơn vị Phòng Hành chính – Tổng hợp
Địa chỉ Tầng 1 Nhà A1 Trường Đại học Ngoại ngữ – Đại học Quốc gia Hà Nội
Số điện thoại (84-4) 37547269
Fax (84-4) 37548057
 
Trưởng phòng Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng
Vũ Tiến Thịnh Nguyễn Thị Hải Yến Nguyễn Đoàn Phượng

 

CHỨC NĂNG

  • Phòng Hành chính – Tổng hợp có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng về công tác quản lý hành chính và báo cáo tổng hợp của Trường.

NHIỆM VỤ

  • Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ
  1. Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Nhà trường. Thẩm định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Nhà trường trước khi trình Hiệu trưởng ký ban hành.
  2. Làm đầu mối thực hiện cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng.
  3. Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi. Làm đầu mối tổ chức quản lý và lưu trữ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Nhà trường.
  4. Quản lý các loại con dấu của Trường (trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể, dấu của các trung tâm, dấu khắc chữ ký) và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước.
  5. Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, văn bằng, chứng chỉ do Nhà trường ban hành; thực hiện trích sao hoặc sao lục các văn bản liên quan đến Nhà trường; thực hiện chứng thực chữ ký của cán bộ thuộc quyền quản lý của Trường để giải quyết các công việc hợp pháp theo quy định hiện hành.
  6. Làm đầu mối hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị trong Trường thực hiện tiêu chuẩn kiểm định có liên quan.
  • Công tác kế hoạch, tổng hợp, thống kê
  1. Làm đầu mối xây dựng báo cáo tổng kết và báo cáo kế hoạch, nhiệm vụ năm học.
  2. Tổng hợp, xây dựng chương trình công tác của Nhà trường. Tổ chức theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các chương trình kế hoạch công tác của Nhà trường, các kết luận, chỉ đạo của Hiệu trưởng. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung, báo cáo, tài liệu liên quan, điều kiện vật chất, kỹ thuật và các điều kiện khác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phục vụ chương trình làm việc của Hiệu trưởng với các đơn vị, với cán bộ, viên chức, HSSV trong Trường và với khách ngoài Trường.
  3. Xây dựng báo cáo công tác định kì hoạt động của Trường. Tổng hợp báo cáo của các đơn vị trong Trường về kết quả hoạt động, về đề xuất và kiến nghị các giải pháp, biện pháp thực hiện.
  4. Làm đầu mối tổ chức thực hiện công tác thống kê theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Nhà trường.
  • Công tác thư ký
  1. Chuẩn bị các báo cáo cho Hiệu trưởng.
  2. Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác của Ban giám hiệu; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của các cuộc họp do Ban Giám hiệu chủ trì.
  • Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị trong Trường tổ chức các sự kiện.
  • Làm đầu mối công tác đối ngoại các đơn vị, cơ quan, tổ chức trong nước.
  • Đầu mối công tác quản trị thương hiệu của Trường.
  • Làm đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong Trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác.
  • Công tác phục vụ, quản lý cơ sở vật chất
  1. Thực hiện công tác lễ tân của Trường.
  2. Làm đầu mối tổ chức các cuộc họp, các Hội nghị theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.
  3. Quản lý cơ sở vật chất, điều kiện làm việc khu vực Ban Giám hiệu, các phòng khách, phòng họp, phòng hội thảo tại Nhà A1.
  4. Phối hợp với Phòng Thanh tra và Pháp chế làm đầu mối tổ chức tiếp dân của Hiệu trưởng theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Nhà trường.
  5. Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo.
  6. Quản lý tổ xe phục vụ các hoạt động của Nhà trường.
  7. Thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu…phục vụ các hoạt động của Trường theo quy định của Hiệu trưởng.
  • Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp được thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số loại văn bản, giấy tờ theo quy định.
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.