Chức năng - Nhiệm vụ

1. Chức năng

Phòng Hành chính - Tổng hợp là đơn vị tham mưu và giúp Hiệu trưởng về công tác quản lý hành chính của Trường.

2. Các nhiệm vụ cụ thể
+ Công tác tham mưu
            - Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy hoạch, kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực công tác được phân công.
            - Đầu mối xây dựng kế hoạch nhiệm vụ năm học.
            - Đầu mối xây dựng kế hoạch tổ chức Hội nghị cán bộ, viên chức và Tổng kết năm học.
+ Công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ
            - Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước, của Ngành, của ĐHQGHN và của Nhà trường.
            - Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền hạn.
            - Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế của các loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày các văn bản của Trường trước khi ký ban hành.
            - Đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Nhà trường.
            - Thường trực quản lý và phụ trách quản trị người sử dụng phần mềm điều hành tác nghiệp của Trường.
            - Quản lý các loại con dấu của Trường và sử dụng các con dấu theo quy định của Nhà nước (Trừ dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể, dấu của THPT Chuyên Ngoại ngữ, dấu của các trung tâm, ban quản lý dự án, dấu khắc chữ ký có quy định quản lý và sử dụng riêng).
            - Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu do Trường ban hành, thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến Trường và chứng thực chữ ký theo quy định của Nhà nước và yêu cầu của Hiệu trưởng.
            - Trưởng phòng được ký một số loại văn bản, giấy tờ theo quy định của Hiệu trưởng.
+ Công tác kế hoạch, tổng hợp, thống kê
- Đầu mối tổng hợp, xây dựng các chương trình công tác, các báo cáo của Trường. Đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, các kết luận, chỉ đạo, yêu cầu của cấp trên và của Hiệu trưởng. Chuẩn bị kế hoạch, nội dung, báo cáo, tài liệu liên quan, điều kiện vật chất, kỹ thuật và các điều kiện khác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phục vụ chương trình làm việc của Hiệu trưởng với các đơn vị, với CBVC, HSSV trong Trường và với khách ngoài Trường.
- Xây dựng báo cáo công tác tháng.
- Soạn thảo kế hoạch, lịch công tác hàng tuần của Trường.
- Đầu mối tổ chức thực hiện công tác thống kê theo quy định của Nhà nước, của Bộ GD&ĐT, của ĐHQGHN và của Trường.
- Xây dựng báo cáo kiểm định chất lượng về các nội dung được phân công.
+ Công tác thư ký
- Chuẩn bị các báo cáo theo yêu cầu của Hiệu trưởng.
- Ghi biên bản các cuộc họp do Hiệu trưởng triệu tập và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Hiệu trưởng.
+ Công tác phục vụ, quản lý cơ sở vật chất
            - Thực hiện công tác lễ tân của Trường.
            - Quản lý cơ sở vật chất các phòng làm việc của Lãnh đạo Trường.
            - Quản lý và phục vụ các phòng họp, phòng hội thảo, phòng tiếp khách tại nhà A1.
- Phối hợp với Ban Thanh tra làm đầu mối tổ chức tiếp dân của Hiệu trưởng theo quy định của Nhà nước, của ĐHQGHN và của Nhà trường.
- Quản lý và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo.
            - Quản lý tổ xe phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động của Nhà trường.
            - Thực hiện in ấn, sao chụp văn bản, tài liệu… phục vụ các hoạt động của Trường theo quy định của Hiệu trưởng.

 
TRƯỞNG PHÒNG HCTH
 
 
 
Nguyễn Bảo Lập